Plannen en boeken is nog nooit zo makkelijk geweest

Het maken van een reservering is met XPlan zo eenvoudig als het maar zijn kan. Of u nu een losse behandeling of een compleet arrangement wilt boeken. Alles wordt volledig automatisch ingepland rekening houdende met uw voorkeuren. Het systeem weet voor welke behandelingen uw medewerkers gekwalificeerd zijn en in welke ruimte deze kunnen worden gegeven. Hierdoor wordt het inplannen van reserveringen tot het absolute minimum beperkt.

XPlan is uiterst gebruikersvriendelijk en uw medewerkers zullen dan ook zonder moeite iedere reservering vast kunnen leggen. Natuurlijk worden alle reserveringen zo optimaal mogelijk ingepland. De vraag van een gast wanneer die specialistische behandeling mogelijk is, zal direct kunnen worden beantwoord en de reservering worden vastgelegd. In het geval van annuleringen worden automatisch uw annuleringvoorwaarden in acht genomen.
 
Een werkrooster opmaken in een paar minuten

Met XPlan heeft u binnen een paar minuten een volledig werkrooster ingepland. Wilt u een werkrooster voor 3 maanden of voor een aantal jaar? Eventuele wijzigingen zijn binnen een handomdraai verwerkt. Is er iemand ziek geworden? Met slechts één handeling verplaatst u alle behandelingen naar de vervang(st)er. Met het rooster heeft u altijd een goed overzicht van de gewerkte uren. Bijzonder handig voor uw loonadministratie! En natuurlijk hebben uw medewerkers altijd een helder beeld van hun werkrooster en de uit te voeren behandelingen

Cadeaubonnen verkoop

Met XPlan registreert u het volledige traject dat een cadeaubon aflegt. Van verkoop tot gebruik en alles daartussen. Zodoende heeft u altijd een compleet en actueel beeld van de status van iedere cadeaubon. Met XPlan kunt u gebruik maken van meerdere distributiekanalen! Voortaan kan ook het hotel in de buurt of het VVV cadeaubonnen voor u verkopen, waarbij de verkoop in XPlan wordt geregistreerd. Ook organisaties met meerdere vestigingen kunnen heel eenvoudig de verkoop van cadeaubonnen registreren! Verkoop en betaling via het Internet is volledig geïntegreerd. Met één druk op de knop weet u het openstaande saldo.

Facturering & Betaling

XPlan beschikt over een volledige subadministratie. De omzetverdeling uit arrangementen wordt automatisch verdeeld over de juiste grootboeken. En uw gast krijgt automatisch per e-mail de factuur/bevestiging verzonden. Ook kunnen alle openstaande facturen als bulk door uw postkamer worden geprint en verzonden. De betaling van iedere reservering wordt in XPlan vastgelegd.
 
Beloon uw vaste klanten

Houdt uw vaste klanten vast en beloon hun trouw met loyalty punten. Met het XPlan Loyalty systeem administreerd u heel eenvoudig de uitgifte van deze punten. Klanten kunnen deze punten weer inwisselen bij betaling. Alles geheel automatisch, zonder dat u hiervoor moet investeren in dure pasleessystemen en passen, waarvan uw klant er al genoeg heeft in de portemonee. Het is mogelijk om meerdere loyalty systemen naast elkaar te administreren.

XPlan volgt uw bedrijfsvoering

U hebt de mogelijkheid om XPlan zodanig in te stellen dat het op uw bedrijfsvoering aansluit. Eventuele wijzigingen kunt u heel eenvoudig doorvoeren. Van een nieuw arrangement tot een wijziging in de samenstelling van salons of de tijdsduur die een behandeling vergt. Wilt u dat uw vaste medewerkers eerder worden ingepland dan brutto uurloners? Ook dat stelt u eenvoudig in met XPlan. Om voor altijd profijt te hebben van de vele voordelen die het systeem u biedt!

Meten is weten

XPlan biedt u verregaande mogelijkheden om zelf statistieken samen te stellen. Hierbij kunt u denken aan statistieken met betrekking tot het operationele aspect, maar ook met betrekking tot het financiële aspect van uw organisatie. U kiest zelf de variabelen en stelt vervolgens het overzicht samen dat u wenst te zien. Doordat u een beter overzicht heeft van de prestaties van uw organisatie, kunt u beter inspelen op behoefte van de gast. Ook biedt XPlan u de handvaten om sturing te geven aan uw organisatie. U weet bijvoorbeeld direct wat het percentage aan behandelingen van een medewerker is over haar gewerkte uren.

Uw klantenbestand is het hart

Met Xplan heeft u de mogelijkheid om uw klantenbestand altijd up to date te houden. Wijzigingen in de gegevens zijn heel eenvoudig door te voeren en ook het bekijken van de historie van een klant behoord tot de mogelijkheid. Komt een klant meerdere keren voor in het klantenbestand? Met XPlan kunt u deze ‘klanten’ samenvoegen waarbij de historie van iedere klant bewaard blijft. Voortaan ontvangt uw klant niet drie keer uw mailing waardoor er geen irritaties meer zijn bij de klant en geen onnodige kosten voor u.

Altijd overzicht over al uw reserveringen

Met XPlan heeft u altijd een overzicht van al uw reserveringen. In één scherm ziet u alle boekingen met alle benodigde informatie. U kunt de boekingen heel eenvoudig sorteren, groeperen, filteren of zoeken op verschillende variabelen zoals Reserveringsnummer en boekingsdatum. Ook het aanpassen van een reservering is heel eenvoudig en gebeurd vanuit één scherm met het overzicht van alle reserveringen.

Met XPlan is Internet het heden

Internet is niet de toekomst, het is het heden! Met XPlan kunnen de bezoekers van uw site zelf real-time hun boeking maken. En dat dankzij de uiterst logische, gebruiksvriendelijke en uitnodigende XPlan Internet module. Via een logisch stappenplan kan een behandeling, arrangement of combinatie van beiden worden gereserveerd. Uiteraard wordt hier volledig rekening gehouden met de door u ingestelde condities, zoals beschikbare medewerkers etc. Ook de betaling kan direct Online geschieden, zodat het bedrag direct op uw rekening is bijgeschreven en de betaling in XPlan is verwerkt. Uw klant ontvangt automatisch een bevestiging van de reservering en betaling in het Nederlands, Duits, Frans of Engels.

Daarnaast is er ook het onderdeel XPlan Online. Hiermee kunt overal waar u bent allerlei statistieken inzien, reserveringen maken, maar kan ook uw boekhouder zelf de grootboekadministratie downloaden en exporteren naar Excel. Deze kan vervolgens direct in Exact worden geïmporteerd. Ook kan uw boekhouder of administrateur betalingen op uw rekening online vastleggen, zodat deze direct in XPlan zijn verwerkt. Uw marketing afdeling kan hier weer de benodigde statistieken inzien en uw medewerkers loggen in om hun werkrooster te bekijken of om te zien welke behandelingen er voor de volgende dag op staan.

3D behandelkaart

Teken alle relevante informatie betreffende de behandeling en/of eigenschappen van de klant in. Hiervoor gebruikt u de 3D behandelkaarten. Tevens kunt u hier alle relevante informatie kwijt betreffende de klant. Bijvoorbeeld allergiën, huidziektes etc. Ook is dit de plaats waar u informatie kunt vastleggen over de behandeling, voorkeuren van de klant, opmerkingen inzake de behandeling, de persoon, meegegeven proefjes etc. U kunt bladeren door een ongelimiteerd aantal behandelkaarten, zodat u altijd een helder beeld heeft van de behandelhistorie. Hierdoor bent u in staat optimale service te verlenen aan de klant.

Marketing en Sales

XPlan biedt u een groot aantal mogelijkheden op het gebied van marketing. Zo kunt u in XPlan zelf uw mailing opmaken en de klanten selecteren welke u wilt aanschrijven of emailen. Ook wordt uw personeel ondersteund bij de verkoop van producten. Zo heeft men altijd zicht op hetgeen eerder is besproken met de klant en of de aangeschafte moisturiser bijna op is of niet. Een ideaal middel om uw omzet te verhogen.

Productverkoop en voorraad beheer

Met XPlan is het mogelijk om de verkoop van producten op eenvoudige wijze te registreren. U heeft zodoende altijd een overzicht van de door de klant gekochte producten. Ook is dit uiteraard zeer praktisch, daar XPlan de gehele administratie bijhoudt. XPlan biedt u de mogelijkheid om de voorraad van uw producten bij te houden. Ook is het heel eenvoudig om bestellingen en leveringen in XPlan vast te leggen, zodat u altijd een helder beeld heeft van uw uitstaande bestellingen en wordt automatisch de voorraad opgewaardeerd indien een bestelling is geleverd.

Toegangscontrole, horeca kassa en betaling

De toegangscontrole tot uw sauna is volledig verzorgd met XPlan. Uw abonneehouder houdt zijn RFID pas voor de lezer en krijgt automatisch toegang. Automatisch is deze ingechecked als gast. Ook kan de locker worden geopend met deze pas/polsbandje en de genuttigde drankjes en spijzen worden met behulp van de pas/polsbandje op de rekening gezet. Ook kan er mee worden betaald voor het gebruik van de zonnebank. Uiteindelijk wordt bij het vertrek betaald. Alles staat op één rekening. De vele mogelijkheden op het gebied van toegangscontrole en kassa verdienen zeker een demonstratie!